Néhány évvel ezelőtt, egy multinacionális cég leányvállalatának HR vezetője keresett meg a következő problémával. A felsővezetői kör 6 főből áll, és munkájuk segítéséhez van egy közös asszisztensük. A kolléganő 3 éve látja el ezt a feladatot, és az utolsó 3 hónapban teljesítménye lecsökkent, rengeteget hibázik és feledékennyé vált.

 Az asszisztensi munkakörbe az alábbi fő feladatok tartoztak:

• bejövő magyar és külföldi telefonhívások fogadása, szükség szerinti tovább delegálása,
• protokoll jellegű levelek írása, és elküldése,
• személyesen érkező vendégek fogadása, ellátása,
• külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos ügyintézés,
• bejövő számlák leigazoltatása, továbbítása a pénzügyi osztálynak,
• értekezletek előkészítése,
• prezentációs anyagok szerkesztése,
• statisztikák készítése,
• nyilvántartások vezetése,
• iktatás, aláírattatás.

A munka helyszíne egy nagyméretű központi helység volt, ahonnan a felsővezetői irodák nyíltak, és ahol a vendégeket várakozás esetén helyet foglalhattak.

A teendők egy része nagy figyelmet, koncentrációt igénylő feladatokból, még másik része jó kommunikációt, emberi kapcsolatok kialakításában való jártasságot igényelt.

A problémával küzdő asszisztensnél készítettünk egy személyiség tesztet, amellyel az alábbi erősségekre és gyengeségekre derült fény: 

A személyiség tesz eredménye megerősítette a HR vezető tapasztalatát. A kérdés csupán csak az volt, hogy miért 3 év után derült ki, hogy mik a gyengéi a munkatársnak? Lehet-e valamilyen megoldást találni, a korábbi teljesítmény visszaállításár.

Amikor egy ilyen munkakört betöltésre meghirdetnek, a jelentkezők százaiból kell kiválasztani az azt egyet, aki a feladatok elvégzésére a legalkalmasabb. Az interjú sorozatok során elsősorban azoknak a készségeknek az érzékelésére van lehetőség, amelyek a fenti táblázatban erősségként vannak feltüntetve. Ezen készségek szintje alapján hozza meg a munkáltató a döntést, hogy ki legyen az, akit alkalmaznak. A munkapiaci verseny és túlkínálat minden pályázót arra motivál, hogy az alkalmasságát bizonyítsa a hely betöltésére. Ilyenkor maga a jelölt sem méri fel, hogy a munkakör feladatai mennyire felelnek meg személyiségének, hiszen a cél az elhelyezkedés, a létbiztonság megteremtése. Ezért gyakran saját személyiségüknek idegen munkaköröket is elnyernek emberek.

Az ebből adódó probléma nem azonnal jelentkezik. Az igyekezet, a bizonyítási vágy, segíti az új munkába állót, hogy azokat a feladatokat is teljesítse amelyek végzése során a gyengébb képességeit, készségeit kell igénybe vennie. Ez erőfeszítések árán sikerül számára, és az alacsonyabb szintű készségei fejlődésnek indulnak. De soha sem érik el azt a szintet mintha a az erősségeit fejlesztené tovább. Ez ahhoz hasonló, mintha egy mozgás koordinációs nehézségekkel küzdő emberből akarnánk versenytáncost faragni. Rengeteg gyakorlással jó szinten fog tudni táncolni, de soha sem tud olyan eredményeket elérni, mint az, aki kiváló mozgáskoordinációs adottságokkal születik.

Minél több olyan feladat van egy munkakörben, ami a személyiség erősségeit mozgósítja, annál sikeresebb az egyén. Ilyenkor a feladatokat könnyűnek érzi, sikereket ér el bennük, és ezek a sikerek erősítik motivációját. Ha valaki személyiség idegen feladat ellátására kényszerül, akkor a teljesítés számára egyfajta küzdelem, amiben egyre inkább kifárad, és előbb utóbb meggyűlöli a teendőt.

A munkaköri feladatok összeállításánál a munkaadók jó ha ismerik, hogy mely képességek készségek szükségesek azok ellátásához és, hogy milyen személyiség típusban találhatók azok meg. Merőben más készségeket igénylő feladatcsoportok egy munkakörbe való szervezése esetén, a betöltésre kiválasztott személy nem képes azonos szintű teljesítményt produkálni. És ez nem a munkavállaló hibája. „Mindenki jó valamire, de nem mindenre.”