„Az afrikaiaknak nincs órájuk, de van idejük, míg az európaiaknak van órájuk, de nincs idejük” Szokta mondogatni Nirina, aki Madagaszkárról származó kedves ismerősöm. A fejlett gazdasággal rendelkező világrészeken óriási jelentősége van az időnek, ami végtelen, ugyanakkor az ember számára mégis véges.

A gyorsuló idő szorításában él az emberek jelentős része. Határidőkhöz kötötten végezzük a napi teendőinket. Ha csak az alapvető emberi szükségleteinket vesszük példának: a világ legtöbb helyén reggel reggelizünk, délben ebédelünk, este vacsorázunk, - még akkor is, ha nem mindenhol dél a főétkezések ideje -, éjszaka alszunk, nappal pedig aktívak vagyunk. Csecsemőkortól erre trenírozzák az embereket, hogy aztán felnőtt korukban képesek legyenek az idővel jól gazdálkodni. De nem minden kultúrában és nem minden családban.

Madagaszkári ismerősöm, magyar felesége arról számolt be, hogy kint az időt sokkal tágabban értelmezik az emberek, mint mi idehaza. A találkozókat csak napra, vagy napszakra beszélik meg, de hogy azon belül mikor fognak leülni, tárgyalni, azt pontosabban nem fixálják. Ugyan ez a helyzet egy esti rendezvénnyel is, mindenki akkor érkezik, amikorra el tud készülni, és oda tud érni, és addig marad, amíg jólesik. A rendezvény hivatalos részét - például egy köszöntő beszédet - akkor mondják el, amikor vélhetően a legtöbben jelen vannak. Ebből eredően lehet, hogy a korán érkezők közül már néhányan elmentek, a későn jövők közül pedig még többen nem érkeztek meg. Az arab országokban is hasonló mentalitással találkozunk.

25 éve tartok időgazdálkodás és szervezés tréningeket, amelyek során kialakult az a tapasztalatom, hogy az idővel gazdálkodás készségének szintjét a neveltetés nagyban befolyásolja. Írásom címéhez hűen nézzük meg, miben különbözik a két időgazdálkodási módszer a csecsemők és kisgyermekek életre nevelése esetén.

Az említett kultúrkörökben meglévő és a fejlett társadalmakban egyre inkább térthódító korlátokat nagyban nélkülöző nevelési irányzatoknál, a kisgyermekeknél az időt nem mérik, helyette az igényeket figyelik, és elégítik ki a mamák. Akkor szoptatnak, amikor a gyermek éhes, és akkor alszik a kicsi, amikor álmos. Itt a hangsúly az időtől független igénykielégítésen van, ebben szocializálódnak a gyermekek, és felnőtté válva is eszerint tevékenykednek.

Ha az időgazdálkodási és önszervezési képességüket nézzük, ők az időtől független dimenzióban mozognak. A pontos határidőhöz kötött tevékenység és munkavégzés készségszinten nem része a személyiségüknek, azt csak nagyon erős ön- és külső kontroll alkalmazásával tudják gyakorolni.

Felnőtt korukban az időre való figyelés és annak betartása, jelentős energiájukat emészti fel. A határidőket nehezen tudják tartani, tevékenységeik időszükségletét előre nem tudják kikalkulálni. Az ilyen igényeknek való megfelelés komoly kihívást jelentenek számukra, ez személyiségüktől idegen. Ezért életüket igyekeznek úgy berendezni, hogy az idő minél kisebb mértékben szabályozza mindennapi ténykedésüket. Olyan munkát vállalnak, ahol nem kell időnyomás alatt teljesíteniük, vagy ha igen ez komoly stressz-szel jár a számukra.

A családiéletük nem tartalmaz közös étkezéseket, az étel időtől függetlenül készül el, és mindenki akkor eszik, amikor megéhezik, és egymástól függetlenül teszik a dolgukat. Ha a szülők mind a ketten ilyen beállítottságúak, akkor spontán tevékenységű, harmonikus, szabad lékkör uralja a kapcsolatot és a családi közösséget.

Tapasztalatom szerint az időgazdálkodás képessége azoknál a személyeknél a legfejlettebb, akik csecsemőkoruktól kezdve időhöz igazítottan élték életüket. Vagyis csecsemőként édesanyjuk is időhöz igazítottan szoptatta, fürdette, levegőztette, altatta őket. Ők kisgyermekként könnyen alkalmazkodtak az iskolai időbeosztáshoz, jól osztották be a tanulási idejüket és felnőttként is tervszerűen élik az életüket. Ezek a felnőttek lényegesen célratörőbbek, mint az időkötetlen nevelésben részesült társaik. Náluk a határidős tevékenység nem okoz stresszt, őket inkább a mások pontatlansága, vagy időhúzása zavarja.

Optimális esetben mindenki saját beállítódásának megfelelő munkaformát választ, és magánéleti tevékenységét is saját időhöz való viszonya szerint műveli.

Az időgazdálkodás és szervezés készségének fejlesztésére akkor van szükség, ha valakinek a belső indíttatású időviszonya nincs összhangban a külső elvárásokkal, és szeretne azoknak megfelelni, vagy az idő figyelembevétele számára pszichésnyomást jelent.

A munkahelyváltás okai ritkán anyagi eredetűek, de ha már vált valaki csak olyan helyre megy el, ahol a jövedelme is magasabb lesz.

Emelkedőfluktuáció, csökkenőlojalitás, a szakszervezetek helyett egyéni érdekérvényesítés munkahelyváltással című írásomban, az érdekérvényesítés oldaláról közelítettem meg az utolsó 4-5 évben folyamatosan növekvő fluktuáció kérdését.

Az egyéni érdekérvényesítés csekély lehetőségein túl a munkavállalói korcsoportok sajátos helyzete is hozzájárul a munkahely cseréhez. Különösen magas a munkahelyváltás a 40 év alatti szellemimunkát végzőknél, a fizikaidolgozóknál, valamint a közvetlen őket irányító vezetői rétegnél.

Ennek a munkavállalói rétegnek még jó az egészségi állapota, kapósak a munkaerőpiacon, illetve ebből eredően maguk is dinamikusabbak, változtatásra készek. Életüknek egy olyan szakaszát élik, amely szükségessé teszi a lehetőségek kiaknázását. Náluk a legmagasabbak családfenntartás költségei, gyereknevelés, otthonteremtés terén. Magas kiadásaik sarkalják őket a legjobb feltételek felkutatására és elfoglalására.

A jövedelem mellett, fontos szemponttá vált, hogy mennyi túlórát kell vállalniuk ugyanazért a bérért, marad-e idejük a családra és önmagukra. Az előbbieken túl pedig már a munka által kiváltott stressz is bekerült a mérlegelési szempontok közé. A szervezetlenség, a nem megfelelő vezetési módszerek, kiölik belőlük a munkáltató iránti lojalitást. De távozásra sarkaló tényező az is, ha a folyamatosan növekvő teljesítményelvárások nem párosulnak az ehhez szükséges feltételek fejlesztésével.

 Mint mindennek, ennek is van jó és rossz oldala.

A kilépő munkatársak a távozás indokaként leginkább azzal érvelnek, hogy máshol jobb lehetőséget kínáltak nekik. Ezt az indokot a cég vezetői az esetek jelentős részében kizárólag az anyagiakra értelmezik. Ugyan akkor, ha egy kicsit elbeszélgetünk a távozó munkatárssal kiderül, hogy valójában más okok indították el benne a távozás gondolatát.

Természetes azonban, hogy ha valaki új munkahelyet keres a jelenlegi cégénél kapott jövedelem fölött szeretne munkát találni, és csak olyan helyre pályázik, ahol ezt biztosítottnak látja. Ezen túlmenően pedig reménykedik abban, hogy az egyéb feltételek is jobbak lesznek az új helyen.

A világon legrégebben működő cégek Japánban találhatók.

Mitől képes egy cég évszázadokon át fennmaradni, eredményesen prosperálni? Úgy látszik, ennek a titkát leginkább a Japánok tudják. Ugyan is itt találjuk a legtöbb olyan vállalkozást, amely akár 500 éves múltra tekint vissza.

Michael Gerber „A vállalkozás mítosza” című könyvében azt írja, hogy az USA-ban a kezdő kis- és középvállalkozások 40%-a nem éri meg az első születésnapját. A következő 40% pedig az ötödik születésnapját. Tehát 80% már az első öt évben meghal. Ezeknél a cégeknél nagyon rövid az életciklus.

Jelenleg a világ 500 legértékesebb vállalatának átlagos kora alig 20 év, azonban a 60-as évek előtt még több mint 60 év volt az átlag kor, azaz az évek során újabb és újabb szereplők léptek be a legnagyobbak közé, és hosszú ideje működő szereplők kerültek ki onnan. Richard N. Foster tanácsadó elemzéséből kiderül, hogy a jövőben további átlag-életkorbeli csökkenés várható, és 2030 körül, csupán 12 év körül mozog majd a legnagyobbak átlagos életkora is.

Ichak Adizes a „Vállalatok életciklusai” című könyvében a gazdasági szervezetek létét az emberi élet korszakaival rokonítja. Minden cég egyszer megalakul, vagyis megszületik, és valamikor befejezi működését és ezzel véget ér az élete. Adizes elmélete szerint a vállalatoknak is életszakaszai vannak, ugyan úgy, mint az embereknek.

Ezek az életszakaszok lehetőségeket és veszélyeket hordoznak magukban. A vezetők feladata a lehetőségek maximális kiaknázása, és a veszélyek elkerülése. A szerző könyvében részletesen leírja melyek ezek a lehetőségek és mik a veszélyek. Ezzel a könyve a vállalt vezetők és tanácsadók alapművévé vált.

A világjelenségekkel szemben meglepő az a tény, hogy Japánban a megalakuló cégek 90% képes életben maradni több emberöltőn keresztül, és nagyon magas azoknak a vállalkozásoknak a száma, amelyek akár 500 éve talpon vannak. Ezzel a jelenséggel Mogi Ken Tokióban élő, kutatóprofesszor foglalkozik. Ő a vállalkozások hosszú életképességét a Japán gazdaság működésének kivételes értékével a fenntarthatósággal magyarázza. Kutatásai szerint a fenntarthatóság szoros kapcsolatban áll az egyéni szabadság és siker háttérbe szorításával és az önuralommal.

Összehasonlítva olyan cégek világsikereivel, mint az Apple, a Google, vagy a Facebook, a Japán gazdaság működésére a startupok viszonylag csekély hatásúak, mert ott a siker és a ragyogás tartománya túl kicsi ahhoz, hogy világméretekben ható egyéniségek teret kapjanak.

Mogi Ken hazája kultúrájára megállapítja, hogy az egyéni igények háttérbe szorításának eredményeképpen a japánok művészi szintre fejlesztették a szerénységet, a puritán ízlést és az elegáns visszafogottságot. A japán szellemiség inkább visszafogott, de kitartó, ennek eredményeképpen, ha valamibe bele kezdenek, azt nagyon hosszú ideig mozgásban tudják tartani.

A kutató véleménye szerint az az értékrendszer, amely azokra a kevesekre összpontosít, akik a csúcson vannak nem fenntartható. Valakinek gyengébbnek kell lennie, hogy más a csúcson lehessen. A világméretű versenyben el kell gondolkodni azon, hogy a győzelmi megszállottság milyen következményekkel jár, mert az eredmény létrehozás mellékterméke a mértéktelen stressz és bizonytalanság egyéni és társadalmi szinten egyaránt.

Az elmúlt néhány évben egy új munkakör kezdett feltűnni a létszám-racionalizálást végző vállalatoknál. Az e munkakört betöltőkre leginkább a „vezetők jobbkeze” megnevezés illene, csak így mégsem lehet egy munkakört elnevezni. Amint az az előzőekből is kitűnik, az e pozíciót betöltő személyek egy sajátos helyet foglalnak el a cég életében, és sokan sokféle munkaköri megnevezéssel illetik őket. Én a következőkkel találkoztam eddig: cégasszisztens, titkár, titkárnő, menedzserasszisztens, titkárságvezető, irodavezető, ügyintéző, adminisztratív ügyek vezetője, kabinetfőnök, személyi titkár. Munkakörük rendkívül összetett, ezért sokan közülük mindenesnek tekintik magukat. Ez azt is jelenti, hogy legalább középszinten mindenhez kell érteniük.

Gyakran ők találkoznak először a cégvezetőhöz érkező fontos ügyfelekkel, üzleti partnerekkel, hatósági személyekkel. Csak rajtuk keresztül érhetők el a vezetők, és nekik kell eldönteni, hogy kit és milyen ügyben hajlandó fogadni a főnök. Amíg régen a titkárnő feladata a gépelés, a kávéfőzés és üzenetek átadása volt, ma már elvárás, hogy képesek legyenek saját maguk is az önálló ügyintézésre, levelek megfogalmazására, projektekben való közös munkára, beszállítókkal, valamint szolgáltatókkal való tárgyalásara, banki ügyintézésre, szakszövegek fordítására, és még sorolhatnánk tovább munkájuk részfeladatait.

Az utolsó évek gazdasági tendenciája nyomán kialakult létszámhatékonyság következtében feladatkörük rendkívül sokrétűvé vált: mert ők kapták meg a megszűnő munkakörök feladatainak jelentős részét. A hagyományos titkársági feladatokon túl intéznek ügyfélszolgálati panaszügyeket, ők a cég marketingesei, PR szakemberei, időnként HR felelősei, fogadják a vevői érdeklődéseket, megrendeléseket.

A többféle típusú feladat a munkakör színesedését jelenti, ugyanakkor rendkívüli tanulási készséget, rugalmasságot, szervezőképességet és koncentrációt igényel, amire csak a legjobbak képesek. Ezért, amikor egy jól bevált titkárnő nyugdíjba megy, a helyébe kerülő új kolléga már legtöbbször felsőfokú végzettségű, több nyelvet beszélő munkatárs lesz.

Ezek az emberek a megjelenésükkel, kommunikációjukkal a cég arcává válnak, és a megnyilvánulásaikon keresztül magáról a szervezetről is képet kap a velük kapcsolatba kerülő személy. Az ilyen munkatársak kiválasztása igen nagy gonddal történik, és ha egy vezető megfelelő személyt talál maga mellé, akkor legtöbbször annyira ragaszkodik hozzá, hogy munkahelyváltás esetén viszi magával a segítőtársát. Ugyanakkor azzal is találkozunk, hogy a vezetők korábbi jobbkezei a cégek legstabilabb embereivé válnak és a vezetők cserélődnek körülöttük. Hozzájuk fut be a legtöbb információ, és ők olyan dolgokról is tudnak amelyek a főnökök vagy a többi munkatárs előtt esetenként rejtve maradnak. Ebből eredően kulcsszerepet töltenek be a vállalati hangulat, a munkatársak közötti együttműködés, a vezetőhöz való lojalitás alakulásában. Helyzetük különlegessége, hogy ők a vezető segítői, de senkinek sem a főnökei, utasításokat nem adhatnak, mégis el kell érniük, hogy mások megcsinálják, amit kérnek, még akkor is, ha a kollégák a vállalati hierarchiában tőlük magasabb funkciót töltenek be.

A legtöbb vezető tisztában van egy jó cégasszisztens értékeivel. Általában 10 kipróbált személy közül egy válik be igazán. Nem mindenki tudja ezt a feladatkört ellátni, mert a munka sajátos személyiségvonásokat, képességeket és felkészültséget igényel, ha ezt a kiválasztott személy eredményesen akarja ellátni.

A vezetők a következő kompetenciákat tartják a legfontosabbnak:

• magas fokú szolgálatkészség, aktivitás,
• a vezetővel, és üzleti partnerekkel  szembeni figyelmesség,
• kiváló kommunikációs készség szóban és írásban,
• időgazdálkodás és jó szervező készség,
• diplomáciai érzék,
• szükség szerinti önállóság és felelősségvállalás,
• információ szerzés képessége,
• koncentráció képesség, precizitás,
• emlékezőképesség,
• lojalitás a vezetőhöz.

Cégasszisztensi tanfolyamainkon a munkakör professzionális szintű ellátásához szükséges ismeretek megszerzése mellett, ezeket a készségeiket fejlesztik a résztvevők.