A tankereffektus szót először egy hallgatómtól hallottam, aki saját cégének állapotát jellemezte így, akinek frissen kinevezett cégvezetőként feladata a folyamat visszafordítása volt. A jelenség a nagyvállalatok esetében következik be. Mint minden dolognak a földön a cégeknek is van egyfajta életútjuk, ami a megalakulással – születéssel - kezdődik és a végelszámolással – halállal - végződik. Semmi sem örök ezért a gazdaságban is számtalan dolog elindulásával és befejeződésével kell szembesülnünk.

A civilizáció kialakulásával egy időben megindultak a gazdasági vállalkozások is. A legnagyobbak az építőiparban alakultak ki. Már az időszámításunk előtt is voltak olyanok, amelyek sok ezer embert évtizedekig foglalkoztattak. Gondoljunk a kínai nagyfalra vagy az egyiptomi templom és piramis építkezésekre. Ezek óriási projektek voltak, és azok a szerveződések amelyek ezeket a monumentális alkotásokat létrehozták, komoly vállalati struktúrában működtek. Ugyan úgy volt születésük és haláluk mint a mai cégeknek, és végig mentek azokon az életszakaszokon is amelyeken a mai gazdasági társaságok.

Vannak lassan és vannak gyorsan öregedő cégek. A cégek életében is előfordulnak betegségek, amelyeket ha jól diagnosztizálunk képesek vagyunk kezelni és meggyógyítani. De ha nem veszünk róluk tudomást súlyosbodhatnak, és halálos kimenetelűvé és válhatnak.

A szervezetek növekedése és öregedése alatt a rugalmasság és az irányíthatóság kölcsönhatását értjük. Az életciklus elmélet alapján a vállalatok életútjában három markánsan elkülönülő szakasszal találkozunk. Ez a fiatal a felnőtt és az öreg kor.

A fiatal korú vállalatok rugalmassága nagy, könnyen képesek átalakulni, változni és változtatni, a pillanatnyi helyzetek kezelésére fókuszálnak. A férfikorban lévő vállalatok rugalmasak, de már a jelen mellet a jövőre is koncentrálnak, változásuk és változtatásuk tervezett.

Az öregkorukat élő vállalatok rugalmassága csekély, a múlt eredményeivel vannak elfoglalva, a régi jól bevált módszereket követik, nem vagy csak nagyon nehezen tudnak irányt változtatni.

A tankereffektus a cég öregedésére figyelmeztet bennünket. A fiatal korból megmaradt lendület viszi tovább a céget, de már nagyon nehezen tud irányt változtatni. Olyan mint egy óriási hajó, viszi a rakományát, halad előre, de a környezeti változásokra képtelen gyorsan reagálni.

Felmerül a kérdés mi a teendője a vezetésnek ebben a helyzetben? Ha ezt a jelenséget érzékeljük átfogó változtatásokra van szükség. Ezeknek a változtatásoknak a célja a folyamat visszafordítása, a vállalat megfiatalítása, az öregkorból a férfikorba történő visszahelyezése. A szervezet ezzel visszanyeri rugalmasságát irányíthatóságát, reakció ideje lerövidül. A nehezen irányítható tanker, gyorsnaszáddá változik.

A tankereffektus megszüntetésére sokféle lehetősége nyílik. Minden cégnél a saját helyzetből kiindulva, egyedileg kidolgozott módszerek alapján képes ezt a vezetés végig vinni. A vezetés módszertani képzéseinken a változtatásmenedzsment témakörében 2 nap alatt kap megfelelő felkészítést egy vezető arra, hogy miként hozza lendületbe cégét.

A képzés témakörei:

•          A változtatást szükségessé tevő tényezők meghatározása
•          A változtatások által elérendő célok kitűzése
•          A vezető szerepe a változtatások megvalósításában
•          Eszközök a változtatások megvalósításában és végigvitelében
•          A változtatás területeinek meghatározása
•          A változtatás stratégiájának kidolgozása
•          A változtatás cselekvési tervének kidolgozása
•          A kreativitás szerepe a változások menedzselésében, kreatív változtatástechnikák
•          A változtatások elfogadtatása, a megfelelő kommunikáció kidolgozása
•          A változtatással szembeni ellenállások kezelése

Az egyszemélyes képzés során a cégvezető végig saját vállalatán dolgozik, és konkrét cselekvési tervet állít össze elképzelései kivitelezésére.

Karrier-portfólió építéséről akkor beszélünk, amikor az egyén párhuzamosan többféle egymástól markánsan is elkülönülő munkakört lát el, és ez közvetlen vagy közvetett módon jövedelem-növekedést jelent a számára. Magyarországon a karrier-portfólió építésével leglátványosabban a politikusok esetében találkozunk, de a gazdasági szférában is találunk rá példákat. 

Karrier-portfólió építésnek számít a politikában, ha valaki egy pártban vezető tisztséget tölt be, s mellette még országgyűlési képviselő, bizottsági tag, igazgatósági tag valamely állami vállalatnál, vállalkozó, sőt, ezen kívül valamilyen jótékonysági alapítvány munkájában is részt vesz. Gyakran előfordul, hogy a politikai és gazdasági tisztségek vegyesen vannak jelen egy ember életében.

A tudományos életben a karrier-portfólió építése egy kutató esetében egyenesen elvárásnak számít! Szükségszerű, hogy az elismert szaktekintély egyszerre legyen egy kutatóintézet munkatársa, hogy tanítson az egyetemen, és a fentiekkel párhuzamosan a szabadidejében még könyveket, szakcikkeket is írjon.

Karrier-portfólió építés a magánszférában is létezik. Például: valaki egyszerre több céget is vezethet amellett, hogy felügyelő bizottsági, igazgatósági tagságokat és más, további tisztségeket is halmoz. A versenyszférában a több céggel rendelkező tulajdonosok cégportfóliókat működtetnek, és ezen keresztül végzik a karrier-portfólió építését.

Az építkezés során fontos, hogy az egyén bizonyos szabadsággal rendelkezzen, vagyis semmilyen jogszabály vagy felsővezetői rendelkezés ne akadályozza a párhuzamos feladatkörök ellátását. Ezért a karrier-portfólió építésére szinte csak a felsővezetői és a tulajdonosi szinteken van lehetőség. Vállalati keretek között, beosztotti szinten a pozíciók halmozását a menedzsment csak ritkán támogatja, mert a cég érdeke az, hogy a munkavállaló a munkaidejét, figyelmét és energiáját kizárólag az őt foglalkoztató cégnél lévő teendőire fordítsa. A fenti ok miatt az alkalmazott, ha ilyesmivel kezd foglalkozni (tehát, egyszerre több cégnek dolgozik), akkor igyekszik úgy alakítani a dolgokat, hogy a párhuzamos munkáiról a másik munkáltató ne tudjon.

A karrier-portfólió építés tudatos tevékenység eredményei egyértelműek az egyén és a szervezet szintjén is: növeli a kapcsolati tökét, és profitot termel. Ahhoz, hogy a tevékenységnek hozadéka legyen, idő és energia befektetésére van szükség. A karrier-portfólió építésére mindenki képes, aki átlagon felüli munkateljesítménnyel bír, és a különböző feladatait, valamint az azok ellátásához szükséges „szerepeket” könnyedén szét tudja választani. Ezen kívül fontos még a gyors feladatváltási képesség és az, hogy a váltás után az illető rövid időn belül az új feladatra tudjon összpontosítani.

Megfigyelhető, hogy a karrier-portfólió építés egy fejlődési folyamat része és tünete is egyben. Az egyén akkor tud a meglévő mellett újabb tevékenységet vállalni, ha a korábbi feladatok jelentős része már jól begyakorolt rutinná vált. Hallgatóim között a cégtulajdonosok, és a legfelső vezetők körében vált ki nagyérdeklődést a karrier-portfólió építés módszere.

Rohamos változások időszakát éljük. Ami a sikeres cégvezetéshez jó volt tegnap, ma már nem elég, és a holnap kiszámíthatatlan eseményeihez valami egészen másra van szükség.

 Az emberi civilizáció egyik nagy vívmánya, az események kiszámíthatósága ezzel saját biztonságunk megteremtése. Ennek következtében szinte teljes mértékben elveszítettük a bizonytalanság kezelő képességünket. A kiszámíthatatlanság életünkbe való beiktatása negatív megítélés alá esik, jó esetben frusztrációt okoz, rosszabb esetben blokkolhatja a cselekvőképességet.

Jellegzetes vezetői reakció ezekben az esetekben az események kivárása, csak a rutin szerű feladatok elvégzése és elvégeztetése, amivel a cég elkezd a túlélésre játszani. Veszélyes cégvezetési politika. A gazdasági válság előtt egy cég eredményes irányításához elsősorban tapasztalatra volt szükség, ma már ez kevés. Mert az új helyzetek kezeléséhez a korábbi időszakban nem lehetett tapasztalatokhoz hozzájutni, egyszerűen azért mert nem voltak ilyen helyzeteknek kitéve a cégek, és azok vezetői.

A kiszámítható gazdasági és politikai helyzet és a bizonytalan viszonyok között működő cégek vezetőinek kompetencia igényei az alábbiak:

2008-ban egy nemzetközi cég magyarországi leányvállalatának 28 vezetőjénél végeztem munkatársaimmal kompetencia vizsgálatot. A cég komoly versenytársi környezetben 7 év alatt vált piacvezetővé. 5. életévétől kezdődően a cégstratégia része volt a piacvezetői státusz megszerzése. A vizsgálat eredménye híven tükrözte a kiszámítható mikro- és makrogazdasági viszonyok között szükséges kompetencia sorrendet.

2009-ben bekövetkezett gazdasági változások, a vezetőknél és a kulcspozícióban lévő munkatársaknál új kompetenciák kifejlesztését tette szükségessé. A másfélévig tartó kompetencia átalakítási és fejlesztési program, új szemléletet és magatartást eredményezett a felső- és középvezetői körnél. A magyar leányvállalat eredményei a többi leányvállalat viszonylatában példaértékűek lettek.

Vezetői tréningjeinken a folyamatosan változó mikro- és makro környezetben történő sikeres cégvezetéshez szükséges ismereteket és kompetenciákat fejlesztik a résztvevők.

Néhány évvel ezelőtt, egy multinacionális cég leányvállalatának HR vezetője keresett meg a következő problémával. A felsővezetői kör 6 főből áll, és munkájuk segítéséhez van egy közös asszisztensük. A kolléganő 3 éve látja el ezt a feladatot, és az utolsó 3 hónapban teljesítménye lecsökkent, rengeteget hibázik és feledékennyé vált.

 Az asszisztensi munkakörbe az alábbi fő feladatok tartoztak:

• bejövő magyar és külföldi telefonhívások fogadása, szükség szerinti tovább delegálása,
• protokoll jellegű levelek írása, és elküldése,
• személyesen érkező vendégek fogadása, ellátása,
• külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos ügyintézés,
• bejövő számlák leigazoltatása, továbbítása a pénzügyi osztálynak,
• értekezletek előkészítése,
• prezentációs anyagok szerkesztése,
• statisztikák készítése,
• nyilvántartások vezetése,
• iktatás, aláírattatás.

A munka helyszíne egy nagyméretű központi helység volt, ahonnan a felsővezetői irodák nyíltak, és ahol a vendégeket várakozás esetén helyet foglalhattak.

A teendők egy része nagy figyelmet, koncentrációt igénylő feladatokból, még másik része jó kommunikációt, emberi kapcsolatok kialakításában való jártasságot igényelt.

A problémával küzdő asszisztensnél készítettünk egy személyiség tesztet, amellyel az alábbi erősségekre és gyengeségekre derült fény: 

A személyiség tesz eredménye megerősítette a HR vezető tapasztalatát. A kérdés csupán csak az volt, hogy miért 3 év után derült ki, hogy mik a gyengéi a munkatársnak? Lehet-e valamilyen megoldást találni, a korábbi teljesítmény visszaállításár.

Amikor egy ilyen munkakört betöltésre meghirdetnek, a jelentkezők százaiból kell kiválasztani az azt egyet, aki a feladatok elvégzésére a legalkalmasabb. Az interjú sorozatok során elsősorban azoknak a készségeknek az érzékelésére van lehetőség, amelyek a fenti táblázatban erősségként vannak feltüntetve. Ezen készségek szintje alapján hozza meg a munkáltató a döntést, hogy ki legyen az, akit alkalmaznak. A munkapiaci verseny és túlkínálat minden pályázót arra motivál, hogy az alkalmasságát bizonyítsa a hely betöltésére. Ilyenkor maga a jelölt sem méri fel, hogy a munkakör feladatai mennyire felelnek meg személyiségének, hiszen a cél az elhelyezkedés, a létbiztonság megteremtése. Ezért gyakran saját személyiségüknek idegen munkaköröket is elnyernek emberek.

Az ebből adódó probléma nem azonnal jelentkezik. Az igyekezet, a bizonyítási vágy, segíti az új munkába állót, hogy azokat a feladatokat is teljesítse amelyek végzése során a gyengébb képességeit, készségeit kell igénybe vennie. Ez erőfeszítések árán sikerül számára, és az alacsonyabb szintű készségei fejlődésnek indulnak. De soha sem érik el azt a szintet mintha a az erősségeit fejlesztené tovább. Ez ahhoz hasonló, mintha egy mozgás koordinációs nehézségekkel küzdő emberből akarnánk versenytáncost faragni. Rengeteg gyakorlással jó szinten fog tudni táncolni, de soha sem tud olyan eredményeket elérni, mint az, aki kiváló mozgáskoordinációs adottságokkal születik.

Minél több olyan feladat van egy munkakörben, ami a személyiség erősségeit mozgósítja, annál sikeresebb az egyén. Ilyenkor a feladatokat könnyűnek érzi, sikereket ér el bennük, és ezek a sikerek erősítik motivációját. Ha valaki személyiség idegen feladat ellátására kényszerül, akkor a teljesítés számára egyfajta küzdelem, amiben egyre inkább kifárad, és előbb utóbb meggyűlöli a teendőt.

A munkaköri feladatok összeállításánál a munkaadók jó ha ismerik, hogy mely képességek készségek szükségesek azok ellátásához és, hogy milyen személyiség típusban találhatók azok meg. Merőben más készségeket igénylő feladatcsoportok egy munkakörbe való szervezése esetén, a betöltésre kiválasztott személy nem képes azonos szintű teljesítményt produkálni. És ez nem a munkavállaló hibája. „Mindenki jó valamire, de nem mindenre.”

Hiperaktivitásról az elmúlt 35 évben egyre többet hallani az iskolai nevelés során. A pedagógia azokat a gyerekeket nevezi hiperaktívnak, akik lényegesen élénkebbek társaiknál. Gyorsabban fogják fel a környezet ingereit, gyorsabb a reakció időjük és rövid ideig képesek egy dologra koncentrálni, figyelni. Ezek a gyerekek speciális foglalkozást és foglalkoztatást igényelnek, és külön feladat a csoportban való beintegrálásuk, a többiekkel való együttműködésük elérése. Közülük jó néhányan már felnőttek, beléptek a munkavilágába, feltéve, ha képesek voltak önmaguknak megfelelő feladatkört találni.

A hiperaktivitás azonban nem csak gyermekkorban alakul ki, hanem a felnőttkor bármely időszakában. Ilyenkor hosszabb időn keresztül felpörgetett állapotba kerül az egyén.

Kiváltó okai lehetnek:

• személyközi feladatok megterhelő mennyisége,
• tartós stressz,
• teljesítmény kényszer,
• verseny kényszer,
• megfelelési kényszer,
• státuszvesztéstől való félelem,
• elfojtás,
• gyógyszer,
• drog.

Személyközi feladatokat a vezetők, értékesítők, ügyfélszolgálati munkakörben dolgozók végeznek. Ezek azok a munkakörök, ahol az emberek saját személyiségüket is eszközként használják az eredmény elérésének érdekében. Ez azt jelenti, hogy amikor valakinek más emberekkel kell saját gondolatait megértetni, elfogadtatni, őket cselekvésre késztetni, saját személyiségének erejét, képességeit, készségeit veti be a másik emberrel való kapcsolatának alakítására, ezáltal céljai elérésére.

A tartós stressz származhat a személyiség idegen feladatok végzéséből, az ön és munkaszervezési problémákból, a saját értékrenddel ütköző elvárások teljesítéséből, a személyes érdekütközésekből. Ezeket a stresszorokat az érintett személy munkaterápiával oldja, amiből egy idő után hiperaktivitás keletkezhet.

A teljesítmény kényszer akkor alakul, ki amikor valaki úgy érzi, hogy az elvárásoknak normál, egészséges munkatempóban nem tud eleget tenni, ezért egy fokozott tempóra kapcsol.

A versenykényszer hatása a magyar kultúrában sajátos formát ölt. Az igazi elismerés csak az első helyezetnek jár, és mindenki más kudarcként éli meg az elért eredményét. A megszégyenülés kivédése érdekében aktivizálódik a személy.

A megfelelési kényszer a munkatársak, vezetők, partnerek jóindulatának, támogatásának, a velük kialakult jó kapcsolat elvesztésének veszély érzetéből ered. Ekkor igyekezete egyre fokozódik, ami egy határon túl kényszeressé válhat.

Státuszvesztéstől való tartás során az egyén azért aktivizálódik, a kívánatosnál nagyobb mértékben, hogy kioltsa az alacsonyabb beosztásba való visszacsúszás, vagy a munkahely elvesztéstől való félelmét. Kis vállalkozások vezetői az eddig elért egzisztenciális helyzetük elvesztését féltik, és kerülhetnek állandóan felpörgetett állapotba.

Az elfojtás aktivizáló hatása pótcselekvések tömkelegében nyilvánulhat meg. Ilyenkor az egyén nem mer szembesülni a valóságos problémával, helyzetével, figyelmét és energiáját pótcselekvésekkel köti le.

A hiperaktivitás szélsőséges formája esetén, az érintett csekély eredményt produkálva nyüzsög, nem képes egy feladatban tartósan elmélyedni, azt végig csinálni. A dolgok felületén mozog, gyakori a hibázás, a sok félbemaradt feladat, a teljesítés nélküli ígéret, az érzelmi túlreagálás. Mivel a hiperaktív ember tempója gyorsabb a munkatársai tempójánál, ezért türelmetlen és nehezen tud másokkal együttműködni, ez rombolja emberi kapcsolatait.

A szélsőségesen hiperaktív emberek extrém sportokat űznek, párhuzamos párkapcsolatokat tartanak fenn, folyamatosan keresik a feszültséget kiváltó eseményeket maguk körül. Jellemző még rájuk, hogy az átlag ember számára megfelelő érzelmi impulzusok náluk hatástalanok, az élményekből nagyobb dózisokat igényelnek.

A fokozott késztetés az egyénnél egy idő után előidézi, először az energikus és enervált állapotok váltakozását, végül pedig a kiégést.

Mivel a munkahelyen is vannak kiváltó tényezői a hiperaktivitásnak, ezért érdemes oda figyelni az okokra, és magára a jelenségre is. Ha idejében segítjük a rizikófaktornak kitett munkatársakat, a folyamat visszafordítható és az eredeti egyensúlyi állapot visszaállítható.

Az elmúlt néhány évben egy új munkakör kezdett feltűnni a létszám-racionalizálást végző vállalatoknál. Az e munkakört betöltőkre leginkább a „vezetők jobbkeze” megnevezés illene, csak így mégsem lehet egy munkakört elnevezni. Amint az az előzőekből is kitűnik, az e pozíciót betöltő személyek egy sajátos helyet foglalnak el a cég életében, és sokan sokféle munkaköri megnevezéssel illetik őket. Én a következőkkel találkoztam eddig: cégasszisztens, titkár, titkárnő, menedzserasszisztens, titkárságvezető, irodavezető, ügyintéző, adminisztratív ügyek vezetője, kabinetfőnök, személyi titkár. Munkakörük rendkívül összetett, ezért sokan közülük mindenesnek tekintik magukat. Ez azt is jelenti, hogy legalább középszinten mindenhez kell érteniük.

Gyakran ők találkoznak először a cégvezetőhöz érkező fontos ügyfelekkel, üzleti partnerekkel, hatósági személyekkel. Csak rajtuk keresztül érhetők el a vezetők, és nekik kell eldönteni, hogy kit és milyen ügyben hajlandó fogadni a főnök. Amíg régen a titkárnő feladata a gépelés, a kávéfőzés és üzenetek átadása volt, ma már elvárás, hogy képesek legyenek saját maguk is az önálló ügyintézésre, levelek megfogalmazására, projektekben való közös munkára, beszállítókkal, valamint szolgáltatókkal való tárgyalásara, banki ügyintézésre, szakszövegek fordítására, és még sorolhatnánk tovább munkájuk részfeladatait.

Az utolsó évek gazdasági tendenciája nyomán kialakult létszámhatékonyság következtében feladatkörük rendkívül sokrétűvé vált: mert ők kapták meg a megszűnő munkakörök feladatainak jelentős részét. A hagyományos titkársági feladatokon túl intéznek ügyfélszolgálati panaszügyeket, ők a cég marketingesei, PR szakemberei, időnként HR felelősei, fogadják a vevői érdeklődéseket, megrendeléseket.

A többféle típusú feladat a munkakör színesedését jelenti, ugyanakkor rendkívüli tanulási készséget, rugalmasságot, szervezőképességet és koncentrációt igényel, amire csak a legjobbak képesek. Ezért, amikor egy jól bevált titkárnő nyugdíjba megy, a helyébe kerülő új kolléga már legtöbbször felsőfokú végzettségű, több nyelvet beszélő munkatárs lesz.

Ezek az emberek a megjelenésükkel, kommunikációjukkal a cég arcává válnak, és a megnyilvánulásaikon keresztül magáról a szervezetről is képet kap a velük kapcsolatba kerülő személy. Az ilyen munkatársak kiválasztása igen nagy gonddal történik, és ha egy vezető megfelelő személyt talál maga mellé, akkor legtöbbször annyira ragaszkodik hozzá, hogy munkahelyváltás esetén viszi magával a segítőtársát. Ugyanakkor azzal is találkozunk, hogy a vezetők korábbi jobbkezei a cégek legstabilabb embereivé válnak és a vezetők cserélődnek körülöttük. Hozzájuk fut be a legtöbb információ, és ők olyan dolgokról is tudnak amelyek a főnökök vagy a többi munkatárs előtt esetenként rejtve maradnak. Ebből eredően kulcsszerepet töltenek be a vállalati hangulat, a munkatársak közötti együttműködés, a vezetőhöz való lojalitás alakulásában. Helyzetük különlegessége, hogy ők a vezető segítői, de senkinek sem a főnökei, utasításokat nem adhatnak, mégis el kell érniük, hogy mások megcsinálják, amit kérnek, még akkor is, ha a kollégák a vállalati hierarchiában tőlük magasabb funkciót töltenek be.

A legtöbb vezető tisztában van egy jó cégasszisztens értékeivel. Általában 10 kipróbált személy közül egy válik be igazán. Nem mindenki tudja ezt a feladatkört ellátni, mert a munka sajátos személyiségvonásokat, képességeket és felkészültséget igényel, ha ezt a kiválasztott személy eredményesen akarja ellátni.

A vezetők a következő kompetenciákat tartják a legfontosabbnak:

• magas fokú szolgálatkészség, aktivitás,
• a vezetővel, és üzleti partnerekkel  szembeni figyelmesség,
• kiváló kommunikációs készség szóban és írásban,
• időgazdálkodás és jó szervező készség,
• diplomáciai érzék,
• szükség szerinti önállóság és felelősségvállalás,
• információ szerzés képessége,
• koncentráció képesség, precizitás,
• emlékezőképesség,
• lojalitás a vezetőhöz.

Cégasszisztensi tanfolyamainkon a munkakör professzionális szintű ellátásához szükséges ismeretek megszerzése mellett, ezeket a készségeiket fejlesztik a résztvevők.

A "projekt" szó körülbelül 20-25 évvel ezelőtt került be a magyar vállalati vezetés szakszavai közé. Na, nem azért, mintha korábban nem lettek volna projektek, hanem mert ekkora dolgozták ki ennek tudományos szintű módszertani irodalmát.

Ha végig gondoljuk az emberi civilizáció történetét, akkor a legősibb kultúrákban is találkozunk hatalmas, közepes és egészen apró projektekkel egyaránt. A kínai nagy fal, az egyiptomi piramisok, az azték városok építészeti alkotásai, a görögök és rómaiak hajóüzemei, az út, víz és csatornahálózat létesítményei hatalmas beruházások és vállalkozások projektjeiként valósultak meg. Ennél kisebb projektek voltak az ókori vallási ünnepek, színházi bemutatók, esküvők szervezési előkészületei, lebonyolítási feladatai. Ezek a beruházások, kulturális megmozdulások komoly előkészítést és kivitelezést jelentettek, voltak céljaik, költségeik és határidejük. A kitűzött célok sikeres megvalósulása számtalan ember összehangolt együttműködésének volt az eredménye.

A projekt definíciója a legegyszerűbben megfogalmazva:

A projekt emberek együttműködését igénylő tevékenység, amelynek előre meghatározott célja, időtartama és költsége van.

A tudományos szakirodalomban találunk ennél lényegesen hosszabb magyarázatokat is, de leegyszerűsítve valamennyi erről szól.

A legtöbb gondot a projektek megvalósulása során e négy tényező valamelyikének nemteljesülése okozza. Vagyis: nem teljesedik be a cél, elhúzódik a megvalósulási idő, a költségek lényegesen magasabbak a tervezettnél, vagy a projekt résztvevői között nem megfelelő az együttműködés.

Amikor az egész megvalósítást nézzük, akkor azt elemezzük, vizsgáljuk, hogy a megvalósítással mennyiben sikerült elérni a stratégiában megfogalmazott célt. A megvalósításban közreműködők esetében külön-külön megnézzük az időtartam, a költségek, a műszaki és teljesítmény-paraméterek betartását. Az elemzésnek fel kell tárnia, hogy a sikerhez vagy a sikertelenséghez mennyiben járult hozzá:

• az alkalmazott projektstratégia,
• a projektirányítás,
• az időtervezés módszere,
• az alkalmazott projektkontroll.

Minden egyes projekt tanulási folyamat is, és az itt szerzett tapasztalatok a következő feladatoknál hasznosíthatók lesznek.

Kiemelkedően fontos, hogy a projektekben résztvevő emberek egy közösséget alkossanak, mert a csoportok rendelkeznek egy előnyös tulajdonsággal: a működésükből, szerveződésükből kifolyólag egyetlen meghatározott célra összpontosíthatók, egy adott projekt sikeres megvalósítására.

A projektmunka hatékonyságának elengedhetetlen feltétele a benne dolgozó munkatársak motiváltsága. A motiváció leglényegesebb eleme a csapatszellem. Természetesen könnyebb csapatszellemet generálni, amikor egy projektcsoport eleve adott, s benne mindig ugyanazok a munkatársak találhatók. Ebben az esetben a csapat folyamatosan fennmarad, csupán a projektek változnak. Több energiát kíván a csapatszellem kialakítása akkor, amikor az emberek csak időszakosan dolgoznak együtt a projekten, és a munkájuk nagyobb részét inkább a saját szervezeti egységükön belül végzik. Ugyanez a helyzet akkor is, amikor a munkatársak egy-egy projekt befejeződését követően szétválnak, és különböző más projektekben kapnak újabb feladatokat.

Az eredményes projektmunka egy projektszemléletű vállalati kultúra megteremtését igényli, amelynek létrehozásához valamennyi munkatárs aktív közreműködésére szükség van. Ha ennek megvalósítási módját ismerjük, akkor az alábbi előnyökhöz juthatunk.

• a projektben a munka tervszerűen és jól szervezett módon folyik,
• a költségek alakulása folyamatosan kontroll alatt tartható,
• a vezető irányítását a tagok elfogadják,
• az értekezleteken pontosan és felkészülten jelennek meg az érintett témák felelősei,
• az értekezletek rövidek és eredményesek,
• az egyéni feladatát mindenki szívesen és az adott határidőre hajtja végre,
• a problémák jelentős része előre kiszűrhető, és megoldása feladattá minősíthető,
• a menet közben fellépő problémákat a résztvevők kreatív módon oldják meg,
• a kommunikáció és információ áramlás az eredményes munkát segíti,
• a tagok egymást segítik és támogatják a közös cél elérése érdekében. 

A Projektmenedzsment képzés arról szól, hogy a résztvevők a fenti célokat milyen vezetési módszerek alkalmazásával érhetik el.